Om internkontroll, kvalitetssikring og krav
GENERELT OM INTERNKONTROLL / EGENKONTROLL
Internkontroll betyr at det må dokumenteres at de tre faktorene nedenfor må stemme overens. Dette gjelder innenfor internkontroll av varer/tjenester eksempelvis av næringsmidler, eller innenfor området Helse Miljø og Sikkerhet i bedriften. Innenfor næringsmidler er det bl.a. bestemmelsene i matloven som må være oppfylt og ved HMS er det internkontrollforskriften som må oppfylles. Dette er lovpålagt og en forutsetning for produksjon/ drift. Lovens minimumskrav er skissert slik.
Tre faktorer må være i kontinuerlig samspill:
– Myndigheter (Lover og forskrifter)
– Daglig drift (eksisterende daglige rutiner)
– Internkontrollsystem (Håndbok, skjemaer o.l.)
Stemmer ikke disse områdene overens har det oppstått avvik. Avvik mellom internkontrollsystem og den daglige drift forstås som systemavvik. Tommelfingerregel her er at systemet skal tilpasses den daglige drift, men noen ganger er det nødvendig å tilpasse driften til systemet. Dette kan være fordi det f.eks. er krav fra myndighetene som gjør det nødvendig eller at det blir uforholdsmessig dyrt eller upraktisk å tilpasse systemet. Avvik mellom myndigheter og den daglige drift er tilsvarende det som vi alle kjenner som før har ført til pålegg fra Mattilsynet o.l. Avviksbehandling er grunnleggende for et levende internkontrollsystem. Å lukke avvik betyr å forbedre rutiner, mange avvik betyr at man har potensiale for forbedring.
Kartlegginger, analyser, og internrevisjoner er viktige verktøy for å få klarlagt om disse tre områdene stemmer overens. Ved å kartlegge, opprette og administrere et “levende” internkontrollsystem blir eventuelle avvik avdekket under eksterne revisjoner enkelt lukket og man kan unngå eventuelle driftsstanser og/eller døgnmulkter.
OM KVALITETSSIKRING
Hvis man så går ett skritt videre og tar hensyn til krav fra kunder i tillegg til krav fra myndigheter kan internkontrollsystemet, nå kvalitetssystemet, være en viktig del av styringssystemet i bedriften. Kundekrav kan gjøre et godt kvalitetssystem til en viktig konkurransefaktor. Bruk av standarder som f.eks. ISO 9000, BRC og lignende gjør det enkelt for kunder å vurdere om vi oppfyller generelle krav som våre kunder er forpliktet ovenfor sine kunder igjen å dokumentere.
Ved anbudsrunder kan oppfyllelse av en anerkjent standard være det momentet som gjør at akkurat vår bedrift blir valgt som leverandør. Hos store kunder er det også blitt mer og mer vanlig med krav om at bedriften følger gode etiske retningslinjer, noe som er naturlig å ta med som en del av kvalitetssystemet.
Direkte og indirekte kostnader i forbindelse med produksjonsfeil blir betegnet som kvalitetskostnader. Å holde disse kostnadene så lave som mulig er viktig. Å ha et system der man kan rette opp feil raskt er veldig viktig, det er også viktig å ikke “miste tid” ved å avklare raskt om feilen ligger utenfor bedriften. Tapt salg og tapte verdifulle relasjoner kan også bli et resultat av dårlig kvalitetssikring og er en del av kvalitetskostnadene. Å satse “fullt ut” på kvalitetssikring og implementere denne til bedriftens øvrige styringssystemer er en god investering, er trygghetsskapende og hvis dette systemet fungerer tilfredsstillende kan det bli frigjort ressurser til andre viktige oppgaver i bedriften.